ERP ile DEPREMİN NE İLİŞKİSİ VAR?

Beysad - Makale, 2000, Müjgan ÇETİN
Söylediklerinizi duyar gibi oluyorum... ‘Yine mi deprem?’ . Ama ben de sizlerden biriyim ve en az sizler kadar etkilendim.  Deprem sadece evlerimizi sallayıp yıkmadı, yüreklerimiz ve değerlerimiz de bu işten nasibini aldı.  Yine de öğrenemediklerimiz var diye ardçıllar peşimizi bırakmıyor.  Hepimiz kendi adımıza birşeyler öğrendik ve öğrenmeye devam ediyoruz.  Bir anda bazı şeyler in, bazıları out oldular. Depremde bir sürü yeni kavram ve kelime de hayatımıza katılmış oldu. Bu yeni kavramların kuruluşlardaki entegre kaynak yönetimi (ERP) olarak adlandırdığımız yönetimsel bilgi sistemleri ve projeleri ile ilişkilerini düşündüm ve aşağıda zihnime takılanları sıraladım. Depremin büyüklüğünü ve etkisini richter ölçeği ve şiddet birimleri ile ifade etmek için yerleştirilen sismik sensörlerin kağıt üzerinde bıraktığı izler gibi, yönetimsel ve ekonomik ani şoklarda, kuruluşumuza etkinin büyüklüğünü ölçmeye yarayacak sensörler diye ifade ediyorum ben ERP sisteminin modüllerini. Şokdan sonra, şokun büyüklüğünün yarattığı ekonomik  boyutunu ifade edecek bilgilere ancak onlar sayesinde ulaşabiliyoruz.
•    Kaç müşteri ne kadarlık siparişini iptal etti,
•    Elimizde ne kadar tutarlık mal stokta kaldı,
•    Ne kadarlık alacağımız karşılıksız çıkıyor,
•    Ne kadar borcumuz için başımız dertte ? Bu ve buna benzer soruların cevabının toplamı şokun ekonomik boyutunu ifade ediyor bize.  Hasarı tespit etmek yetmiyor şoku göğüslemek için. Geleceği de göğüsleyebilmek için neler olabileceğini tahmin etmek gerekiyor. Yoksa kaos, sürüklüyor bizi bilinmeyen geleceğe. Başımıza gelen şokun, öncül mü ardçıl mı olduğunu bilmek daha dayanılır kılıyor yaşadıklarımızı.  Bunu bilebilmek içinde, elimizdeki bilgi sistemine ve bu sistemden elde ettiğiniz bilgilere güvenmemiz ve verileri iyi analiz etme kabiliyeti gösterebilmemiz gerekiyor.
•    İptal edilen siparişlerin, toplam siparişler içerisindeki payı neydi ?
•    Elimizdeki stoğun ne kadarı başka müşteriler için kullanılabilir stoktur?
•    Toplam gelirlerimiz içinde tahsil edemediğimiz tutar ne kadardır?
•    Hangi alacakların öncelikle tahsiline gitmeliyiz?
•    Öncelikle hangi borçları ödemeliz? Şoktan en az hasarla çıkmak ve bütünsel anlamda ayakta kalmak  için, sadece zeminin sağlam olması yetmiyor, doğru teknik, malzeme ve inşaa kalitesi ile binalarımızı kurmak gerektiği gibi, sadece iyi bir fonksiyonel sisteme ilişkin bilgi sistemimizin de iyi olması yetmiyor. Muhasebe programım iyi çalışıyor, mevzuat gereklerini yapabiliyor ve çalışanlarımda kolay kullanıyor demek, yaşadığımız ani şokta pek işe yaramıyor. Stoklar, satışlar, üretim, personel, kalite, bakım, satınalma sitemleri ile entegre çalışmayan hiçbir bilgi altyapısı bizi kurtarmıyor.  Bir işe de yaramadan sistem çöküveriyor, ne olup bittiğini anlamadan. Müşterilerimizle, çalışanlarımızla tedarikçilerimizle yaşadığımız ilişkilerde üretilen bilgilerde aslında binalarımız gibi fay hatları üzerine inşa edilmiş değil mi sizce..? Kağıtlarda ve kafalarda kalan onca veri işlenmeden, birgün herhangi bir sebeple ayrılan çalışanımızla birlikte gidiyor. Bir anda giden çalışanla bereber giden müşteriler ile kırılıveriyor, üzerinde yaşadığımız ekonomik zemin. Sonra depremle ortaya çıkan göçüklerden sorumlu mütehahitleri arar gibi, kaybedilmiş müşteri, ayrılan çalışanlar,  problemli tedarikçilerde günah keçileri aramak adetimiz oluyor. Fili tarif eder gibi, herbirimiz bir tarafını tarif ediyoruz depremin ruhlarımızda, sosyal ve ekonomik yaşamımızda yarattığı hasarı.  Geçici konutlar mı, kalıcı konutlar mı inşaa edelim diye tartışıp dururken, kış geliyor.  Bir çok kuruluşta, entegre kaynak planlaması çözümlerini biz mi yazalım, paket program mı alalım tartışmaları ile aylar hatta yıllar harcanıyor, aynı aymazlıkla. Zaman hızla ilerliyor, bedelini ölçemediğimiz hastalık, umutsuzluk, güven kaybı çok sonraları çok başka şekillerde çıkıveriyor karşımıza. Ne olup bittiğini bilen ve ne yapılacağını planlayıp düzenleyen, hızlı ve etkin çalışan yönetim için oluşturulan kriz masaları bilgi altyapısı olmadığı ve konulara fonksiyonel anlayışla yaklaşıldığı için danışma masaları gibi çalışıyor.   Hasarı nasıl tespit ettireceğiz, çadır nerden alacağız, yardımlardan nasıl yararlanacağız gibi soruları cevaplandırmak yerine, en yüksek mülki amir tarafından nereye havale olacağımızı öğreniyoruz. Kuruluşlarımızda da, bazen aynı ne yapacağını bilmezlik ve çaresizlik yaşanmıyor mu kriz anlarında? Dinamik bir biçimde entegre bir yapı içerisinde oluşan güncel ve doğru bilgi olmadan ne olduğunu ne tedbirler alınacağını bilmek ve planlamak mümkün mü? Bir çok kuruluş da,
•    Mesaiye kalalım mı?
•    Yatırım yapalım mı?
•    Ödemeler dengesini nasıl oluşturulalım?
•    Ne kadar küçülmeliyiz?
•    Promosyon şartları nasıl olsun?
gibi hayati sorulara dinamik ve entegre bilgi altyapısı olmadan sezgisel ve kara-kucak cevaplar arıyor. Eskiden enkaz devraldık derlerdi, şimdi enkaz kaldıramadık diyorlar. Yollar kapalıydı, elektirik kesikti, telefonlar da çalışmıyordu zaten.  Sanki bu problemleri çözmeleri gereken başkalarıymış gibi. Kuruluşlarda karşılaştığımız beceriksiz yöneticilerin de, zaten bu sistemi kullanacak elemanı bulamıyorum, bu yatırımı yapacak parada bulamam, en iyisi ben de sadece şikayet edeyim ve zamanın geçmesini sağlayarak, işi soğumaya bırakayım dediği gibi. Bir gün gelip kendilerinin soğukta ve enkaz altında terkedilmiş olarak kalacaklarını düşünmeden, işi zamanın tedavisine bıraktıktıkları gibi. Arama, kurtarma birinci öncelikli konuydu. Akut ve diğer ekipler ellerinden geleni yaptılar. Ancak, yetti mi sizce bütünsel yaralarımızı sarmaya? Halen ambulanslara bindirilip hastahanelere sevk edilen yakınlarından haber alamayanlar ne yapacağını bilemiyor.  Kuruluşlarda yaşadığımız, ERP projelerinde, bazı kişi ve bölümlerin kendi sorumluluk alanlarındaki konuları çözüp (akut kadar başarıyla), diğer kişi ve bölümlerin tamamlaması gereken veri ve işler beklendiği için bitmeyen ERP projelerinde olduğu gibi.  Bitmeyen senfoninin sebebini, erp paketlerinin zorluğunda aranması gibi, bizde afetin büyüklüğünde ve geniş alana yayılmış olmasında arıyoruz, yapmamız gereken işleri yapmamamızın, almamız gereken kararları almamamızın sebeplerini.
Bütün bu deprem ve sonrası hayatımıza giren terminolojilerden sonra halen peki ERP ile depremin ne ilişki var diye sormaya devam ediyorsanız, afet yönetiminde olduğu gibi kuruluş yönetiminde de;
•    Bütünsel, dinamik ve entegre bilgiye ihtiyacımız vardır.
•    Proje tipi yönetim yaklaşımına ihtiyacımız vardır.
•    Etkin ve hızlı karar alan liderlere ihtiyacımız vardır.
•    Kararlar bilgiye dayandırılmalıdır.
•    Mazeret değil, çözüm üretmek gereklidir.
•    Bütünün bir parçasının mükemmel çalışıyor olması, bütünün mükemmel çalışıyor olduğu anlamına gelmez.
•    Ne yapılacağı bilinmek isteniyorsa, önce nerde olunduğu tespit edilmelidir.
•    Gerçek başarı bir şeyin bizzat yapılmasında değil, en iyi yapanı bulup en kısa zamanda yaptırma becerisi gösterilmesindedir.
•    Kaynakların doğru yönetimi ve koordinasyonu için, işin büyüklüğünün doğru tespiti zorunludur.
•    Fay hatlarının tespiti ve zemin etüdü yapılmadan inşaa edilen hiçbir yapı uzun süre ayakta kalamaz.
•    Her sarsıntı zararlı değildir.  Bazen bazı şeylerin yerine oturması için sarsıntıya ihtiyaç duyulur. Son sözlerini söylemek gerekli olacak sanırım.
TOP