NEDEN BİLGİSAYAR DESTEKLİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ?

Beysad - Makale, 2003, Müjgan ÇETİN
Kalite Yönetim Sistemleri; muayene sistemlerinin kurulması ile
başlamış ve günümüzde Toplam Kalite Yönetim Felsefesi şemsiyesi altında sürekli iyileştirmeyi, müşteri odaklı yönetimi ve süreç yönetimini  hedef alan teknik ve metodları kapsayarak, sistematik ve dokümante edilmiş çalışmaları hayatımızın vazgeçilmez parçaları haline getirmiştir. ISO-9001:2000 Kalite Yönetim sistemi 2000 yılında devreye alınan son revizyonu ile standart formatlarda ve kurallarda hayatımıza giren Dokümantasyon sistemine ‘Madde 4.2.1 Not 3: Dokümantasyon herhangi bir şekilde veya ortam tipinde olabilir’ cümlesi ile bilgisayar destekli doküman yönetim sistemlerinin kuruluşlarda kullanılabilmesine olanak sağlamıştır. Yeni kalite standartı ayrıca, süreç yönetimi ve müşteri odaklı sürekli iyileşme modelini de kapsamına alarak kuruluşları toplam kalitenin temel felsefeleri alanında odaklamıştır. Böylece Kalite Yönetim Sistemleri artık kuruluşların bütünsel yapılarını
koordine eden (insan kaynakları, tasarım, müşteri ile ilişkiler, satın alma,
kalite, stok, sevkiyat) sistemlerin nasıl çalıştığını dokümante etmeyi
gerektirirken aynı zamanda sistemin düzenli ve etkili çalıştığını kanıtlayan
kalite kayıtlarına da ihtiyaç duymaktadır. Böylesine entegre yapıları kağıt
üzerinde tutmak ve işletmek artık zor, zahmetli ve pahalıdır. Yönetim sistemlerindeki gelişmelere paralel olarak iletişim ve bilgisayar teknolojilerinin hızlı ve radikal gelişmeleri hayatımızda önemli değişimlere ve gelişmelere sebep olmuşlardır. Muhasebe çözümleri ile hayatımıza yönetim sistemlerini destekleyen teknoloji olarak giren bilgisayarlar, artık mekan, yer ve ortam bağımsız çözümler sunmaktadır. Entegre üretim yönetim sistemleri (ERM) bütün mali, insan, satınalma, satış, üretim, kalite kayıtlarımızı entegre olarak yönetmemize olanak sağlarken, müşteri ilişkileri sistemleri (CRM) ile pazarlamadan başlayan ve teslimat ile sonuçlanan süreç içeriisnde müşteri ile ilişkilerimizin kayıtları, istek ve beklentilerin ayrıştırılarak analiz edilebilmesine imkan açılmıştır. Tedarik yönetim sistemleri (SCM) tedarikçilerimizden müşterilerimize uzanan zincir içerisinde zaman ve stok optimizasyonu yapabilir hale gelirken, uzaktan eğitim (e-eğitim) teknolojileri ve çözümleri ile hem çalışanlarımızın hem de tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımızın eğitim ihtiyaçlarının karşılanmasında bilgisayar teknolojileri verimlilik ve etkinlik kazandırmıştır. Elektronik ortamdaki veri, bilgi derlemesi, erişimi yanında; ses, görüntü, basılı medya üzerindeki her türlü veri ve bilgide kolayca erişime ve derlemeye doküman yönetimi ve birikim yönetimi teknolojileri ile açılabilmektedir. Bütün bu teknolojik gelişmeler ve üretilen çözümler; toplam kalite yönetim sisteminin; sürekli iyileştirme, etkinlik, müşteri odaklılık, verilere dayalı karar alma, tedarikçilerlerle işbirliği temel ilkelerini karşılamakta ve entegre ve bütünsel kuruluş yönetimine olanak sağlamaktadır.
 
Bu sebeple; ISO-9001:2000 kalite yönetim sisteminin gerektirdiği
doküman yönetimi ve kalite kayıtlarının yönetimi ihtiyacı da entegre olarak
bilişim teknolojileri yardımı ile karşılanabilmektedir. Son olarak; bilişim teknolojilerinin kalite yönetim sistemine sağladığı etki ve faydaları alt alta sırlamak isterim.
-    Kağıtların dağıtımı, saklanması, erişilmesi ve bilgiye erişim için
harcanan kaynaklardan tasarruf (Gartner Group 1998 tarihli araştırma raporlarına göre çalışanların %20 zamanı, dokümanı arama, bulma, yerine yerleştirme gibi katma değeri olamayan işlere harcanmaktadır. Bu oranın artan bilgi ve veri çöplüğü göz önüne alınarak, 2000 li yıllarda %30 olacağı tahmin edilmektedir.)
-    ISO-9001:2000 Kalite yönetim standardının artık zorunlu tuttuğu sürekli
iyileşme ve bunun izlenmesi gerekliliğini bilişim teknolojileri ile ilave
kaynak gerektirmeden karşılanabilmektedir.
-    Yine standartın zorunlu tuttuğu etkinliği arttırma amacına yönelik olarak
kurulan sistemin etkinliğini hiç bir kaynak ilave etmeden izleyebilme,
kanıtlayabilme ve sürekli geliştirebilmeye olanak sağlanmaktadır.
-    Yine standartın zorunlu tuttuğu süreç iyileştirme çalışmalarında süreci
teknolojinin desteği ile gün, saat hatta dk ve sn bazında izleyerek müşteri
memnuniyetini artttırma ve işletme maliyetlerini iyileştirme olanağı sağlanmaktadır.
-    Standatın temel ilkelerinden müşteri memnuniyeti kavramının hayata
geçirilmesi için teknoloji desteği ile müşteri istek- beklentileri ve
şikayetlerini anında görme, izleme, yanıtlama veya çözme imkanına kavuşarak
müşteri üzerindeki etkiyi arttırılmakta ve bu da kar ve verimlilik artışı sağlamaktadır.
-    Kuruluş içerisinde ERP,CRM,SCM gibi sistemlerden kalite yönetim sisteminin
kalite kayıtları olarak adlandırdığı verilere erişmede entegrasyon ve
dolayısı ile zaman, insan ve emek kazancı sağlanmaktadır.
-    Kalite yönetimi faaliytelerinden olan iç tetkik, düzeltici ve önleyici
faaliyetler, kalibrasyon v.b konularda kalite yöneticilerini insan peşinde
koşturmaktan kurtaran ve etkin kılan bir yapı kurulabilmektedir.
-    Dokümanlara (hem elektronik, hem kağıt ortamdaki) elektronik erişim, günceleme, onaylama, görüş alma, arşivleme imkanına kavuşularak güvenli, ucuz, etkin şekilde dokümanlar ile entegre sistemler kullanıma alınmaktadır.
-    Dokümanlar ile yönetim sistemlerinin entegre çalışması sonucu kurumsal birikim yönetimi sağlanabilmektedir.
-    Kuruluşun içerisinde fonksiyonel bir müdürlük haline gelen kalite güvence
bölümlerinin teknoloji desteği ile entegre bir yapıda süreç bazlı stratejik
bir konuma ulaşması sağlanmaktadır. Bütün bu faydalara ilave olarak, doğayı korumak adına da kağıtsız bir kalite yönetim sistemi kurmanızı ve  işletmenizi dilerim. Müjgan ÇETİN
Nisan 2003
SİSTEM Yönetim Danışmanlığı Ltd. Şti.
TOP