İş Güvencesi yasası çıkalı aylar olmasına rağmen işletmelerde bu yasaya uyum konusunda yol alınmadığını görüyoruz.  Halen aynı şekilde işe alım, işlendirme ve işte çıkma süreçleri yaşanıyor.

Yaklaşık 4-5 yıldır İnsan Kaynakları adı altında faaliyet gösteren organizasyonel birimler, mevcut işlerine gerçek hayattan yasal dayanağı olan tanımlı bir gerekçe bulmuş olmalarına rağmen neden halen eski yöntemleri kullanıyorlar ? Halbuki yeni İŞ YASASI çalışanların haklarını korurken, Türkiye ortamında iş yapmaya çalışan İŞ Adamının da veriye dayalı objektif karar almasını sağlayacak altyapıyı kurmaları için olanak tanımıştır.

Yeni kanun ile çalışanların hizmet akitlerinin ancak belirli nedenlerle haklı bir şekilde sona erdirilebilme zorunluluğu getirilmiştir. Bu nedenler; çalışanların yetersizliği ve çalışanların davranışlarından doğan nedenler olarak iki gruba ayrılmıştır.  Çalışanların yetersizliğinden kaynaklanan geçerli sebepler;
•    Ortalama olarak benzer iş görenlerden daha az verimli çalışma,
•    Gösterdiği niteliklere uygun performanstan daha düşük performansa sahip olma
•    İşe yoğunluğun giderek azalması
•    Öğrenme ve kendini yetiştirme yetersizliği
•    Sık sık hastalanma (işi gerektiği gibi yapmasını etkileyen)
•    Uyum yetersiliğinin azlığı
•    Emelilik yaşına gelmiş olma

Çalışanların davranışlarından doğan geçerli sebepler;
•    İşyerine zarar vermek ya da zararın tekrarı tedirginliğini yaratmak
•    İşyerinde rahatsızlık yaratcak şekilde çalışmak
•    Arkadaşlarından borç para istemek
•    Arkadaşlarını işverene karşı kışkırtmak
•    İşini uyarılara rağmen eksik, kötü veya yetersiz yerine getirmek
•    İşyerinde iş akışını ve iş ortamını olumsuz etkileyebilecek bir biçimde diğer kişilerle ilişkilere girmek
•    İşin akışını durduracak şekilde uzun telefon görüşmeleri yapmak
•    Sık sık işe geç gelmek
•    İşini aksatarak işyerinde dolaşmak

Bu konularda tüm ispat yükümlülüğü işverene verilmiştir. Bu nedenle bilgi ve belge yönetimi ÇOK ÖNEMLİ hale gelmiştir.  İşverenin fesih bildirimi yazılı ve fesih sebebi açık ve kesin bir şekilde yazılmak zorundadır.

Bu gerekçeleri ispat ancak işletmelerde aşağıdaki sistemelerinin bilgisayar destekli bir yapı ile etkin olarak yönetimi ile mümkündür.
-    İşe giriş aşaması : Çalışan işe girereken yaptığı başvuru ve CV değerlendirme ile yapılan görüşmelerin takibi ve işe alınırken yasal olarak bildirmesi zorunlu belgelerin takibi

Bu aşamada; işletmeler faks kağıdı üzerinde gelen özgeçmiş ile görüşmeleri yapıp, işe almaya karar verdikleri kişilerden nüfüs kağıdı ve eski çalışan ise SSK bildirim belgelerini alarak işe başlatmaktadırlar. Çalışanın beyan ettiği okulu belgeleyen diploma fotokopisi genellikle alınmamakta,  çalışanın özgeçmişinde istenen referanslarına danışılmamakta ve işe girişte alınması gereken sağlık raporu, sabıka kaydı v.b belgelerin alınması ihmal edilmektedir. Zaman içerisinde solan faks kağıdı üzerindeki bilgiler ve doğrulanmayan bilgiler bazen telafisi mümkün olmayan büyük problemlere yol açmaktadır.

-    İşlendirme aşaması:Bu aşamada çalışanın bütün yasal belgeleri ve iş yerindeki davranışı kayıt altına alınmalıdır. Bu davranışlar; işe geliş-gidiş saatleri, performans takibi, verimlilik takibi, ücret yönetim ibilgileri, kimlik ve özlük bilgilerindeki değişimelerin takibi, eğitim gelişimleri ve sağlık bilgileri, işyerine ait kendisine zimmetlenen araç ve ekipmana ilişkin bilgiler, harcama bilgileri

Bu aşamada; en temel veri olan gidiş-geliş saatlerinin takibi işleminde; bir kağıda attırılan(attırılamayan) imzalardan tutunda, eski kart basma sistemlerini ayıklayarak puantaj hesaplamaya çalışanlara kadar çok değişik uygulamalara tanık olmaktayız.Bir çok işletme halen ne verimlilik takibi ne de performans takibi yapmaktadır. Bu takibi yapabilecek en temel bilgi diyebileceğimiz üretip-sattığı kendi ürünü ve hizmeti için maliyet bilgisi bulunmamaktadır.Halen kimlik, özlük bilgileri kağıt üzerinde takip edilmekte, elle doldurulan puantaj cetvellerinden yola çıkılarak yine elle ücretler hesaplanmaktadır. Eğitim gelişmeleri ISO-9000 belgesi olan firmalarda eğitim kayıt formlarında takip edilmekte, sağlık bilgileri vizite kağıtlarının kopyelerinin saklanması olarak algılanmaktadır.

-    İşten çıkarma aşaması : Bu aşamada ise yasal olarak imzalatılması ve resmi makamlara verilmesi gereken belgeler ve yeni yasa ile işten çıkartılmasının gerekçesinin beyanı

Halen bu aşama kanun öncesi gibi yaşanmaya devam etmektedir.

Bütün bu gerçekler, işletmelerimizin ve çalışanların önümüzdeki günlerde haklarını korumak veya ispatlamak adına büyük problemler yaşayacağını göstermektedir.

Üç paragraf ve bir kaç cümleye sığdırdığımız olması gereken bilgi ve belgelerin yönetimi; 30 ve üstü kişi çalıştıran işletmelerde çalışanın işe girdiği andan itibaren sürekli saklanması gereken günlük, aylık, dönemlik hareketleri ile de birleşince insan hafızası ve el emeği ile işlenecek ve yönetilecek bilgi ve belge hacmini aşmaktadır. İşletmeleri ve entellektüel sermaye yönetimi olarak da adlandırabileceğimiz insan kaynakları yönetimlerini, hem çalışana hem de işverene katma değeri olamayan zaman alıcı bir şekilde geçmiş bilgileri ve belgeleri derlemekten vazgeçerek, bir an once bu konuda gerekli sistemleri kurmaya ve üretilmiş çözümleri kullanmaya ve kendilerini yasanın gerektirdiği şekilde donanımlı bir şekilde çalışmaya çağırıyoruz.



Müjgan ÇETİN
Eylül 2003